Інформаційні технології автоматизації офісу

Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісною технологією і ґрунтується на використовуванні спеціального пристрою - оптичного розпізнавача образів, який дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вигляд для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене у цифровому форматі зображення може бути у будь-який момент виведене в його реальному вигляді на екран або принтер.

Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що мають величезні обсяги пам’яті. Так, на п'ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.

Слід нагадати, що ідея зберігання зображень не нова і реалізовувалася раніше на основі мікрофільмів і мікрофіш. Створенню даної технології сприяла поява нового технічного рішення - оптичного диска в комбінації з цифровим записом зображення.

Аудіоконференції. Вони використовують аудіозв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найпростішим технічним засобом реалізації аудіоконференцій є телефонний зв'язок, оснащений додатковими пристроями, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом особам. Створення аудіоконференцій не вимагає наявності комп'ютера, а лише припускає використання двостороннього аудіозв'язку між її учасниками.

Використання аудіоконференцій полегшує ухвалення рішень, воно дешеве і зручно. Ефективність аудіоконференцій підвищується при виконанні наступних умов:

· працівник, що організовує аудіоконференцію, повинен заздалегідь забезпечити можливість участі в ній всіх зацікавлених осіб;

· кількість учасників конференції не повинна бути дуже великою (звичайно не більше шести), щоб утримати дискусію в рамках обговорюваної проблеми;

· програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно, наприклад, з використанням зв'язку факсиміле;

· перш ніж почати говорити, кожен учасник повинен представлятися;

· потрібно організувати запис конференції зберігання;

· запис конференції має бути роздрукований і відправлений всім її учасникам.

Відеоконференції. Вони призначені для тієї ж мети, що і аудіоконференції.Для організації відеоконференцій застосовується відеоапаратура. Їх проведення також не вимагає комп'ютера. В процесі відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на значну відстань, вони можуть бачити на телевізійному екрані себе і інших учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід.

Хоча відеоконференції дозволяють скоротити транспортні і командировочні витрати, більшість фірм застосовує їх не тільки з цієї причини. Ці фірми бачать в них можливість привернути до рішення проблем максимальну кількість менеджерів і інших працівників, територіально видалених від головного офісу.

Побудувати телеконференції можна по-різному. Найбільш популярні три конфігурації побудови відеоконференцій:

· односторонній видео- і аудіозв'язок. Тут видео- і аудіо сигнали йдуть тільки в одному напрямі, наприклад від керівника проекту до виконавців;

· односторонній видео- і двосторонній аудіозв'язок. Такий аудіозв'язок дає можливість учасникам конференції, що приймають відеозображення, обмінюватися аудіоінформацією з передаючим відеосигнал учасником;

· двосторонній видео- і аудіозв'язок. В цій найдорожчій конфігурації використовуються двосторонній видео - і аудіозв'язок між всіма учасниками конференції, які звичайно мають один і той же статус.

Зв'язок факсиміле. Цей зв'язок заснований на використовуванні факс-апарату, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому.

Інші статті по менеджменту

Обгрунтування економічної ефективності раціональної організації праці на підприємстві
Тема моєї курсової роботи є: „Обґрунтувати економічну ефективність раціональної організації праці на підприємстві ”. Мета: глибоке вивчення й розуміння даної теми, засвоєння матеріалу ...

Основи організаційної діяльності у виробничій сфері
На даний час дуже стрімко йде розвиток метало-пластикових вікон. Модернізація процесів їх виробництва та монтування дуже відрізняється від процесів минулих років. Якщо зазирнути в минуле, то кілька ро ...

Управління затратами
Нормативний метод обліку витрат Своєчасний вплив на рівень витрат на виробництво і формування собівартості продукції можливий при такій організації і методології обліку, при якій при ...