Інформаційні технології автоматизації офісу

Текстовий процесор. Цей вид прикладного програмного забезпечення призначений для створення і обробки текстових документів. Він дозволяє додавати або вилучати слова, переміщувати речення і абзаци, встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Підготований документ, працівник записує у зовнішню пам'ять, роздруковує і (при необхідності) передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання, підготовлених за допомогою текстового процесора, листів і докладів, дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.

Комплексна технологія Word “Злиття” дозволяє швидко і ефективно використовувати дані із бази даних для підготовки документів, що мають одинаків зміст, але відрізняються конкретними даними.

Електронна пошта. Електронна пошта (E-mail), ґрунтується на використанні комп'ютерів в мережі і дає можливість користувачу одержувати, зберігати і надсилати повідомлення своїм партнерам у мережі.

Зазначимо, що зв'язок в електронній пошті- тільки однонаправлений. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є дуже важливим. Для забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багато разів надсилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.

Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від програмного забезпечення, що використовується. Наприклад, повідомлення можна надіслати одночасно усім членам певної групи користувачів. Щоб надіслане повідомлення стало доступним певній категорії користувачів електронної пошти, його варто розмістити на комп'ютерній дошці оголошень. При бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете отримати підтвердження про отримання повідомлення адресатом.

Є дві можливості впровадження електронної пошти.

· Перша - купити власне технічне і програмне забезпечення і створити власну локальну мережу комп'ютерів, реалізовуючи функцію електронної пошти.

· Друга можливість пов'язана з придбанням послуги використання електронної пошти, яка надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодичну платню.

Аудіопошта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення, ви передаєте його через телефон. Надіслані Вам повідомлення Ви одержуєте також по телефону Система включає спеціальний пристрій для перетворення аудіо сигналів в цифровий код і зворотно, а також підключається комп'ютер для зберігання аудіо повідомлень в цифровій формі. Аудіопошта також реалізується в мережі.

Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього відправник повідомлення повинен додатково вказати список осіб, для яких дане повідомлення призначено. Система періодично продзвонюватиме усіх вказаних співробітників для передачі їм повідомлення.

Головною перевагою аудіопошти (в порівнянні з електронною) є те, що вона більш проста. При її використовуванні не потрібно вводити дані з клавіатури.

Табличний процесор. Табличний процесор так само, як і текстовий процесор, є базою інформаційної культури співробітника офісу. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими в табличній формі. Об'єднуючи ці операції по загальних ознаках, можна виділити найчисленніші і вживані групи технологічних операцій:

Інші статті по менеджменту

Форми та методи державної підтримки експортерів
Сприяння ефективній реалізації експортного потенціалу України є одним з найважливіших елементів державної промислової і структурної політики. Зіставлення технологічної структури експорту ...

Конкурентні стратегії в корпорації лідерів
Жодне підприємство не зможе досягти успіху в конкурентній боротьбі, якщо не відстежуватиме далекосяжні тенденції розвитку ринку і не вироблятиме на цій основі бачення свого майбутнього, ...

Стиль роботи керівника
У всі часи і у всіх народів роль керівника будь-якого рівня управління і будь-якої сфери діяльності була, є і буде визначальної в досягненні мети з якнайменшими витратами часу і ресурсів ...