Інформаційні технології автоматизації офісу

· введення даних - як з клавіатури, так і з баз даних (наприклад із таблиць, наприклад із таблиць Access;

· обробка даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегація даних і т.д.);

· надання результуючої інформації в роздрукованому вигляді, у вигляді файлів, що імпортуються, в інші системи, або безпосередньо в базу даних;

· зручне оформлення табличних форм представлення даних;

· багатопланове і якісне оформлення даних у вигляді діаграм і графіків;

· проведення інженерних, фінансових, статистичних розрахунків;

· проведення математичного моделювання і ряд інших допоміжних операцій.

Будь-яке сучасне середовище табличного процесора має засоби пересилання даних по мережі.

Електронний календар. Він надає ще одну можливість використовувати мережевий варіант комп'ютера для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців і інших працівників організації. Менеджер (або його секретар) встановлює дату і час зустрічі (чи іншого заходу), проглядає одержаний розклад, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне і програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.

Система додатково дає можливість отримати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично погоджувати час зустрічі з їх власними розкладами. Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.

Комп'ютерні конференції і телеконференції. Комп'ютерні конференції використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між членами групи, що вирішують певну проблему. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути у багато разів більше, ніж аудіо - і відео конференцій.

В літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція включає три типи конференцій: аудіо, відео і комп'ютерну.

Відеотекст. Він заснований на використовуванні комп'ютера для отримання відображення текстових і графічних даних на екрані монітора. Для осіб, що ухвалюють рішення, є три можливості отримання інформації у формі відеотексту:

· створити файли відеотексту на своїх власних комп'ютерах;

· укласти договір із спеціалізованою компанією на отримання доступу до розробленим нею файлів відеотексту. Такі файли, спеціально призначені для продажу. Вони можуть або зберігатися на серверах компанії, що здійснює подібні послуги, або поставлятися клієнту на магнітних або оптичних дисках;

· укласти договори з іншими компаніями на отримання доступу до їхніх файлів відео тексту.

Обмін каталогами і цінниками ( прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту набуває зараз все більшу популярність.

Що ж до компаній, що спеціалізуються на продажу відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкарською продукцією, як газети і журнали. Так, в багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі відеотексту, не говорячи вже про поточні зведення біржової інформації.

Зберігання зображень. В будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. Їх число може бути таким великим, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.

Інші статті по менеджменту

Основні положення теорії організації. Закони та основні принципи організації
В останні десятиріччя вивчення організацій і їх поведінки стало головною задачею досліджень, що проводяться спільно представниками декількох наукових дисциплін. Вивчення організацій пост ...

Концепція управління персоналом в комерційному банку АКБ Приватбанк
Концепція управління персоналом комерційного банку - це система теоретико-методологічних поглядів на розуміння і визначення сутності, змісту, цілей, завдань, критеріїв, принципів і методів управління ...

Процес управління та його основні стадії
Необхідність в управлінській діяльності виникла фактично на пер­ших етапах становлення людського суспільства. Первісні люди змушені були якось будувати свою діяльність. Так, під час полю ...