Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу

Інформаційно-аналітичний документ має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим.

Загальновідомо, що лаконічність - сестра таланту. Коротке повідомлення легше сприймається і краще запам'ятовується, ніж довге. До того ж коротке повідомлення має переваги перед довгим (великим) і з огляду на те, що час на підготовку й прийняття управлінських рішень завжди обмежений.

Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим, доступнішим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил. Перш за все він повинен мати чітку структуру. Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями. Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів. Не можна забувати, що єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно-аналітичній роботі - точна та коректна передача споживачеві змісту повідомлення. Якщо ж постає дилема: дотримуватися літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності викладення матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, то треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа, не поступаючись його достовірністю.

І нарешті, щоб викладене у документі повідомлення було достатньо переконливим, воно має відображати суттєві причинно-наслідкові зв'язки у доступній, зрозумілій для споживача формі. Обов'язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика (секретаря), його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається.

Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. «Пастка часу». Для того, щоб на основі наведених принципів підготувати відповідний інформаційно-аналітичний матеріал, треба дотримуватися певного порядку дій, що має поетапний характер. Логіка реалізації цього порядку роботи в цілому описується формулою «від загального - до часткового». Вона дає змогу виконавцю поступово поглиблювати свої знання з проблеми, що досліджується. А це є запорукою якісної підготовки відповідних інформаційно-аналітичних матеріалів.

Перший етап виконання завдання полягає в загальному знайомстві виконавця з проблемою, по якій готується документ, та із суміжними питаннями. Складається план роботи із зазначенням строків її виконання, визначаються необхідні джерела інформації. Цей етап, по суті, має організаційний характер і окреслює поле та порядок діяльності для підготовки відповідного документа. Від того, наскільки правильно були розв'язані завдання цього етапу, багато в чому залежить ефективність всієї подальшої роботи.

На другому етапі відбувається визначення термінів і понять, які використовуються в роботі і вживатимуться у підготовлених документах. Виконання цих вимог забезпечує коректність сприйняття підготовленої інформації всіма її споживачами. При цьому необхідно відразу визначити терміни й поняття, що мають неоднозначне тлумачення. Треба зазначити, що синонімія притаманна не лише побутовій мові та художнім текстам. На практиці має місце і різне тлумачення спеціальних термінів. Наприклад, термін «інвестиції» може вживатись для позначення капітальних вкладень, тобто інвестицій у капітальні активи, які переносять свою вартість на вироблені товари і послуги за період часу, що перевищує один рік, - технологічне обладнання, транспортні засоби, будівлі, споруди тощо, тобто в значенні реальних інвестицій. Термін «інвестиції» може вживатись і для позначення фінансових інвестицій - вкладень коштів в акції, облігації та інші цінні папери. І нарешті, термін «інвестиції» може вживатись у значенні кредитів. І хоча таке застосування цього поняття неправильне, на практиці, особливо в ЗМІ, включаючи навіть ділові видання, воно має місце. Тому в подальшому виконавець повинен особливу увагу звертати на контекст повідомлень, які він опрацьовує.

Інші статті по менеджменту

Проектування раціональної організаційної структури та структури управління підприємством
Підготовка сучасного інженера-механіка включає освоєння широкого кола питань, пов’язаних з технологією технічного обслуговування і ремонтом машин, тому логічним завершенням теоретичного курсу ди ...

Стратегічний аналіз зовнішнього середовища підприємства оцінка привабливості стратегічних зон господарювання
Основною метою вивчення дисципліни "Стратегія підприємства" є опанування сучасними методиками розробки та реалізації стратегії діяльності підприємства. Розв’язування задач при ...

Основи організаційної діяльності у виробничій сфері
На даний час дуже стрімко йде розвиток метало-пластикових вікон. Модернізація процесів їх виробництва та монтування дуже відрізняється від процесів минулих років. Якщо зазирнути в минуле, то кілька ро ...