Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу

Після завершення підготовчої стадії починається третій етап практичної діяльності - збір необхідних фактів, що передбачає використання різних джерел інформації. Результативність цього етапу залежить від уміння виконавця поєднати своє розуміння проблеми, яка стоїть перед ним, із знанням змістовних характеристик, переваг і недоліків конкретних джерел інформації та власними організаційними здібностями. Останні вкрай важливі й тоді, коли виконавець (секретар) працює в індивідуальному режимі, й тоді, коли він очолює певну групу, яка готує будь-який матеріал. В останньому випадку відповідальний виконавець виступає водночас менеджером відповідної функціональної групи і повинен вміти організувати роботу своїх підлеглих - спланувати навантаження, розподілити роботу між працівниками, поставити їм завдання тощо. При цьому сам процес збору фактів залежно від ступеня своєї інтенсивності може здійснюватись у двох різних режимах, які отримали у фахівців умовні назви „ метод мжички" і „ метод грози". Суть першого з них полягає в тому, що інформація постійно накопичується у відповідних розділах баз даних і використовується відповідно до потреб підготовки будь-яких документів. Такий порядок збору фактів застосовується при виконанні стандартних завдань, коли механізм підготовки необхідних документів, як правило, вже добре відпрацьований і запитань, що шукати, у виконавців не виникає. Навпаки, „ метод грози" застосовується у нових, нестандартних для виконавців ситуаціях, коли відчувається дефіцит відповідної інформації або ж коли завдання має терміновий характер. Суть цього методу полягає у мобілізації більших, ніж завжди, ресурсів для збору необхідних фактів. При цьому інформація, яку тукають й збирають, може бути для зацікавленого суб'єкта принципово новою за своїм змістовним спрямуванням, що й обумовлює потребу в залученні додаткових ресурсів для її збору та пошуку.

Четвертий етап підготовки інформаційно-аналітичних документів полягає у тлумаченні фактів (у широкому розумінні цього поняття, тобто включаючи й їхню оцінку) з метою отримання від їх «переробки» максимуму корисної інформації. Успішність виконання робіт на цьому етапі залежить від професійного рівня, аналітичних здібностей виконавців. Адже завдання цього етапу полягає в тому, щоб на підставі глибокого розуміння дійсності та налізу фактів виділити ключові моменти досліджуваних явищ і процесів, основні причинно-наслідкові зв'язки між ними.

На п'ятому етапі па підставі тлумачення фактів будується робоча гіпотеза, що являє собою, по суті, ключовий етап усього інформаційно аналітичного процесу. Побудова гіпотези на підставі тлумачення фактів дає змогу:

- зрозуміти суть проблеми, що аналізується;

- глибше проаналізувати причинно-наслідкові зв'язки відповідних явищ і процесів, а також підготувати необхідну основу для прогнозу розвитку досліджуваного об'єкта.

Нерідко опрацьовані факти дають підстави для формулювання кількох робочих гіпотез.

На шостому етапі роботи здійснюється перевірка однієї чи кількох висунутих гіпотез. Робляться висновки, які виступають засобом перевірки (підтвердження або спростування) гіпотез. Для цього здійснюються відповідні дослідження. У разі необхідності висунуті гіпотези можуть бути синтезовані в узагальненій формі. Таким чином, кінцеві висновки у змістовному плані підбивають підсумки всього інформаційно-аналітичного процесу.

Суть сьомого етапу полягає у викладі напрацьованого матеріалу. Адже фахівець, який готує відповідні інформаційні та інформаційно-аналітичні документи, повинен не тільки чітко уявляти те, про що він пише, а й уміти викласти свої думки в ясній, зрозумілій для користувачів формі. При цьому обов'язково треба вказати ступінь достовірності кожного твердження. Бо головне завдання цього етапу - настільки коректний виклад матеріалу, щоб його зміст однозначно сприймався всіма виконавцями та користувачами.

Інші статті по менеджменту

Вибір та застосування стандартів серії ISO 9000 і 10000
1. Вибір та застосування стандартів серії ISO 9000 і 10000. 2. Завдання 7.3: Розрахувати економію на умовно-постійній частині накладних витрат за вихідними даними: річний випуск про ...

Моделювання управлінських систем
Теперішня форма організації життя людини дуже тісно переплетена з поняттям „управління”. На сьогоднішній день кожна мисляча людина розуміє: що краще здійснюється управління, тим вище ймо ...

Особливості складання та оформлення актів
Одним з видів документів, з якими в своїй діяльності часто стикаються організація і її кадрова служба, є акт. У широкому сенсі акти — це узагальнювальне найменування документів, що мають ...