Рекомендації з удосконалення функцій управління в органах безпеки

Затвердження проектів в якості планів здійснюється тільки тими керівниками, які у відповідності зі своїми посадовими статусами (положеннями) мають відповідні права. В результаті такого затвердження плани здобувають юридичну чинність. Їхні заходи стають обов'язковими до виконання відповідними (передбаченими в планах) виконавцями.

Передача планових завдань виконавцям полягає в тому, щоб: по-перше, вчасно, повно й точно ознайомити тих або інших виконавців з інформацією про запропоновані (намічені) їм для виконання заходи; по-друге, уточнити правильність її сприйняття (розуміння) всіма виконавцями; по-третє, у необхідних випадках ретельно, переконливо й дохідливо роз'яснити сенс і зміст таких заходів.

Зміст методики вдосконалення контролювання виконуваної виконавцями службової діяльності становить сукупність виконуваних керівниками взаємозалежних послідовних дій, які можна об'єднати в кілька блоків:

1) вивчення стану процесів виконуваної виконавцями службової діяльності;

2) виявлення фактичних і можливих відхилень у процесах перевірної діяльності, від раніше передбачених;

3) з'ясування причин фактичних і можливих відхилень у процесах досліджуваної діяльності виконавців;

4) підготовка пропозицій про усунення відхилень у процесах перевірної діяльності;

5) внесення коректив до виконуваних планів й реалізовані при цьому дії виконавців.

Вивчення стану процесів службової діяльності виконавців полягає в аналізі інформації: про умови, які практично сприяють або перешкоджають досягненню успіхів; про реально досяжні й недосяжні цілі; про фактично для цього реалізовані і нереалізовані заходи; про послідовність, якість і конкретні строки їхнього виконання (зриву); про досягнуті при цьому конкретні результати, можливі і виниклі наслідки; про виконавців, які відповідальні за успіхи й невдачі в службовій діяльності.

У результаті вивчення формуються висновки, що фіксують фактичний стан процесів діяльності виконавців на момент перевірки. Крім того, бажано, щоб висновки відбивали тенденції й перспективи його змін у найближчому й віддаленому майбутньому.

Виявлення фактичних і можливих відхилень у процесах виконуваної службової діяльності від запланованих заходів, діючих нормативів і вимог здійснюється шляхом порівняння отриманих на першому етапі висновків про фактичний стан цих процесів, тенденцій і перспектив їхньої зміни з тими плановими завданнями, які впорядковують перевірні процеси, і тими нормативами, які їх регламентують.

В якості нормативів можна використовувати (і практично використовуються) різні директивні, нормативні й розпорядницькі рішення: закони, укази, постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції.

Відхилення, що виявляють у ході перевірки, можуть мати характер не тільки негативний (небажаний), але й позитивний (бажаний) з погляду досягнення успіхів у процесах виконуваної виконавцями службової діяльності. Причому практично важко однозначно стверджувати, що є більш важливим: виявлення недоліків або нововведень (передового досвіду).

З'ясування причин фактичних і можливих відхилень у процесах діяльності виконавців полягає у виділенні сукупності тих основних умов (неврахований або нових), безпосередній вплив яких обумовило або може обумовити виникнення тих або інших відхилень від планових заходів і існуючих нормативів. Ці умови стосовно організаційних ланок можуть мати зовнішній або внутрішній характер. Зовнішні - це насамперед різні політичні, економічні, наукові, технічні, соціальні, екологічні й інші умови; внутрішні - правові, професійні, соціально-психологічні, моральні умови, рівень ресурсного забезпечення й т.д.

Необхідно спеціально відзначити, що всі ці умови можуть бути трьох типів: 1) минулі (ретроспективні), тобто раніше існуючі, але зниклі або такі, що втратили своє значення на момент перевірки; 2) сучасні (дійсні), тобто раніше не існуючі або раніше існуючі, але такі, що здобули своє значення тільки до моменту перевірки; 3) майбутні (перспективні), тобто такі, які не існують на момент перевірки, але можуть виникнути найближчим часом або в більш віддалений період.

У результаті з'ясування формуються висновки, які фіксують основні причини відхилень у процесах службової діяльності виконавців на момент перевірки. Що стосується інших (не основних) причин, то необхідно негайно вжити заходів для їхнього практичного усунення. У той же час варто обов'язково надавати безпосередню практичну допомогу виконавцям.

Підготовка пропозицій щодо усунення відхилень у процесах виконуваної службової діяльності складається, по суті, у формуванні коригувальних рішень. Практично такі рішення мають приватний характер. Вони передбачають необхідність здійснення тих або інших змін, які можуть стосуватися цілей діяльності, складу або змісту необхідних дій (заходів), порядку й строків їхньої реалізації, складу або якості виконавців і т.д. Їхня наступна реалізація повинна привести до вирішення проблем у процесах діяльності виконавців.

Інші статті по менеджменту

Процес управління та його основні стадії
Необхідність в управлінській діяльності виникла фактично на пер­ших етапах становлення людського суспільства. Первісні люди змушені були якось будувати свою діяльність. Так, під час полю ...

Шляхи підвищення рівня управлінської культури організації на (прикладі Приватного підприємства Конекс)
Кожному управлінцю для досягнення висот управлінської культури, а отже і для забезпечення ефективності діяльності організації в цілому, потрібно досконало оволодівати механізмами власної ...

Зарубіжний досвід формування та забезпечення ефективного використання кадрового потенціалу фірми
Актуальність теми дослідження. Світовий досвід управління виробництвом переконує, що вирішальним чинником стабільного й тривалого функціонування різноманітних організацій, їхнього поступального розвит ...