Документація управлінської діяльності

- удосконалює форми та методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки, засобів обчислювальної техніки;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах;

- організовує підвищення кваліфікації працівників в роботі з документами;

- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інструкцію з діловодства;

- засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією по роботі з документами в організації.

3. Управління

3.1. Службу діловодства очолює керівник, який призначається і звільняється наказом керівника організації.

3.2. Керівник служби діловодства повинен мати вищу освіту без вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту зі стажем роботи в службі діловодства не менше трьох років.

3.3. Керівник служби діловодства за характером діяльності знаходиться в тісній взаємодії:

- з керівниками структурних підрозділів організації — з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і ведення необхідних керівництву документів, використання інформації в службовій діяльності;

- з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

- зі службами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації співробітників у роботі з документами;

- зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутовим обслуговуванням працівників служби.

3.4. Керівник служби діловодства у межах своєї компетенції підтримує взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.

4. Права, обов'язки і відповідальність керівника

служби діловодства

4.1. Для виконання обов'язків керівникові служби діловодства надається право:

- контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи в організації;

- доповідати керівництву про стан роботи з документами для розгляду;

- вносити на розгляд керівництву подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і накладення на них стягнень;

- залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

- запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- вживати заходів і здійснювати контроль за скороченням зайвої документаційної інформації;

- підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;

- застосовувати санкції у всіх випадках порушення працівниками і посадовими особами встановлених правил роботи з документами;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;

- затверджувати положення про структурні підрозділи служби і посадові інструкції її працівників;

- брати участь у засіданнях, нарадах, які проводить керівництво організації.

4.2.На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність щодо:

- забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації;

- виконання вказівок і доручень керівництва, плану роботи і дотримання необхідних умов праці працівників служби;

- дотримання трудової і виробничої дисципліни.

Додаток 2

Приблизна посадова інструкція діловода

структурного підрозділу організації

1 .Загальні положення

1.1. Діловод структурного підрозділу (далі — діловод) є працівником цього підрозділу і здійснює функції діловодного обслуговування роботи керівника та працівників підрозділу.

1.2. Діловод підпорядковується безпосередньо керівнику структурного підрозділу.

1.3. На посаду діловода призначаються особи, які мають середню спеціальну освіту або середню освіту і досвід практичної роботи.

1.4. Діловод призначається на посаду та звільняється з посади керівником організації за поданням керівника підрозділу.

1.5. Діловод повинен знати:

- накази, інструкції, правила ведення діловодства в організації;

Інші статті по менеджменту

Стуктура апарату Кіровської районної ради
Мною, студенткою 4-го курсу Донецького державного університету управління, у період з 4 січня по 5 лютого, була пройдена комплексна з фаху та передвипускна практика, що є складовою части ...

Cистема управління зовнішньоекономічною діяльністю ЗАТ Харків'янка
Актуальність теми дослідження. В умовах глобалізації світової економіки і підвищення ролі зовнішньоекономічної діяльності для вітчизняних підприємств найважливішим завданням стає управлі ...

Розробка організаційної структури управління на транспортному підприємстві
На кожному етапі розвитку економіки переважне поширення одержують ті або інші типи виробничих організацій. Як у народному господарстві так і на транспорті відбувається безупинне удоскон ...