Документація управлінської діяльності

• ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний документ, під розпис.

При потребі документи вищих органів розсилаються структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшифрована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Перебіг засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців шляхом надіслання їм витягів з рішень або їх копій. При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції організація може направляти листи, які мають право підписувати керівництво згідно з розподілом обов'язків.

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.

Додаток 1

ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ

про службу діловодства організації

1. Загальні положення

1.1. Служба діловодства є самостійним структурним підрозділом організації і підпорядковується її керівникові.

1.2. Служба діловодства керується законами України, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями інструкції по діловодству, вказівками архівних органів, іншими нормативними документами.

1.3. До складу служби діловодства входять: секретаріат, підрозділи (або ділянки роботи) по обліку і реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг), експедиційно-копіювально-розмножувальне бюро, архів. Організаційно і методично службі діловодства підпорядковані секретарі (діловоди, інспектори) структурних підрозділів.

1.4. Найменування посад працівників служби діловодства встановлюється згідно зі схемою посадових окладів організації.

1.5. Служба діловодства має круглу печатку із зазначенням свого найменування.

2.Завдання і функції

2.1. Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами, документаційне забезпечення діяльності організації, на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

2.2. Відповідно до цих завдань служба діловодства:

- здійснює розробку інструкцій з діловодства, номенклатуру та опису справ і типових номенклатур;

- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів з питань, що відносяться до її компетенції, забезпечує їх оформлення і випуск;

- організовує і забезпечує документаційне і організаційно-технічне обслуговування роботи організації;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання й тиражування документів;

- здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- здійснює контроль за якістю підготовки і оформлення документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення-строків проходження і виконання документів, узагальнює й аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

- здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук документів, їх доставку;

- забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереженості, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності організації, для передачі на державне зберігання;

Інші статті по менеджменту

Удосконалення форм і методів підготовки кваліфікованих працівників в умовах становлення ринкової економіки
Освіта та професійна підготовка є фундаментом людського розвитку і прогресу суспільства. Вони також виступають гарантом індивідуального розвитку, виховують інтелектуальний, духовний та ...

Підбір і використання тестових методик для добору членів робочих груп-команд
Тестами в психології називають стандартизовані методики психодіагностики, що дозволяють одержувати зіставні кількісні і якісні показники ступеня розвиненості властивостей, що вивчаютьс ...

Планування як функція менеджменту
Стратегічне планування - це процес розробки стратегій і управління організацією для успішної її реалізації. Організації і керівники, які мислять стратегічно, дивляться вперед і визначають напрямок, в ...