Взаємодія процесу управлінської діяльності та комунікацій

Обмін інформацією широко охоплює різні частини організації і прямо пропорційно співвідноситься з її ефективністю.

Л.Третяк, видатний дослідник в області управління, вважає, що, як правило, “…лише 50 % обміну інформацією приводить до обопільної згоди тих, що спілкуються. Найчастіше причина низької ефективності полягає в забутті того факту, що комунікація – це обмін” [35, с. 4].

В ході обміну обидві сторони грають величезну активну роль. Обмін інформацією відбувається тільки у тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її. Щоб було саме так, слід приділяти велику увагу комунікаційному процесу.

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більш людьми. Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Проте сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією і умови його ефективності, слід мати уявлення про стадії процесу, в якому беруть участь

В процесі обміну інформацією можна виділити чотири базові елементи:

1. Відправник - особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.

2. Повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів.

3. Канал - засіб передачі інформації.

4. Одержувач - особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її [12, c. 44].

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємозв'язаних етапів:

1. Зародження ідеї.

2. Кодування і вибір каналу.

3. Передача.

4. Декодування.

Їх завдання – скласти повідомлення і використати канал для його передачі так, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили початкову ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно крапкою, в якій зміст може бути перекручений або повністю втрачений.

Обмін інформацією починається з формування ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значущу ідею або повідомлення слід зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї. Кіт Девіс підкреслює важливість даного етапу : “ Невдале повідомлення не стане краще на глянсовому папері або від збільшення потужності гучномовця. Лейтмотив етапу – не починайте говорити не почавши думати ” [16, с. 18].

Потрібно пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова або не придбала іншої такої форми, в якій вона послужить обміну інформації. Відправник вирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити процес ефективно, він повинен врахувати безліч чинників. Наприклад, керівник, охочий обмінятися інформацією про оцінку результатів роботи, повинен чітко розуміти, що ідея полягає в тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їх сильні і слабкі сторони і про те, як можна поліпшити результати їх роботи. Ідея не може полягати в смутних загальних похвалах або критиці поведінки підлеглих. Цей приклад показує також зв'язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, який вважає підлеглих здібними до розвитку і вдосконалення, а значить, що потребують інформації з оцінкою результатів їх роботи, швидше за все знайдуться ділові позитивні ідеї обміну інформацією на вказану тему по суті.

Інші статті по менеджменту

Теоретичний аналіз ризику та ризикованої ситуації
Поняттям «ризик» користуються багато конкретних суспільних і природних наук. Кожна з них має свій предмет, свою спрямованість в дослідженні ризику та користується для цього власними методам ...

Організаційний розвиток підприємств
Сучасні підприємства різних галузей функціонують за умов невизначеності та динамічності соціально-економічного середовища. Становлення «електронно-прозорого» світового ринку (з миттєвим ...

Стратегічний аналіз у системі управління підприємством
Тема контрольної роботи "Стратегічний аналіз у системі управління підприємством". Мета роботи розглянути такі питання: - концепція стратегічного управління; - зміст, ...