Взаємодія процесу управлінської діяльності та комунікацій

Проте, комунікації, як вважає Г.Д. Ковальов, – “це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків, кожний з цих кроків дуже потрібен для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі” [16, c. 14].

Згідно дослідженням, які проводив автор, керівник витрачає від 50 до 90% всього часу на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособових відносинах, інформаційному обміні і процесах ухвалення рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, комунікації є зв'язуючим процесом.

Хоча загальновизнано, що комунікації мають величезне значення для успіху організацій, дослідження показали, що “…73 % американських, 63% англійських, і 85% японських керівників вважають комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їх організаціям” [16, c. 17]. Згідно ще одному дослідженню “…приблизно 250000 працівників 2000 самих різних компаній, обмін інформацією представляє одну з найскладніших проблем в організаціях” [16, c. 17]. Ці дослідження показують, що неефективні комунікації – одна з головних сфер виникнення проблем. Ефективно працюючі керівники – це ті, хто ефективні в комунікаціях. Вони представляють суть комунікаційного процесу, володіють добре розвиненим умінням усного і письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.

Інформація переміщається усередині організації з рівня на рівень в рамках вертикальних і горизонтальних комунікацій. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміна пріоритетів, конкретних завданнях, рекомендованих процедурах. Наприклад, директор може повідомляти начальника виробництвом про майбутні зміни у виробництві продукту. У свою чергу, начальник виробництвом повинен проінформувати підлеглих йому керівників про особливості підготовлюваних змін. Крім обміну по низхідній, організація потребує комунікацій по висхідній. Коли працівник доповідає своєму безпосередньому начальнику про виниклу проблему. Цей начальник, у свою чергу, повинен проінформувати директора. Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. Таким шляхом керівництво дізнається про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти виправлення становища. Обмін інформацією по висхідній звичайно відбувається у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок .

На додаток до обміну інформацією по низхідній або висхідній організації потребують горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібен для координації завдань і дій, оскільки організація – це система взаємозв'язаних елементів, керівництво повинне добиватися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямі.

Найбільш очевидним компонентом комунікації в організації є відносини між керівником і підлеглим. Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим пов'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів, забезпеченням залученої в рішення задач відділу, з обговоренням проблем ефективності роботи, досягнення визнання і винагороди з метою мотивації, вдосконаленням і розвитком здібностей підлеглих, із збором інформації про назріваючу або реально існуючу проблему, сповіщенням підлеглого про прийдешню зміну, а також отриманням відомостей про ідеї, удосконалення і пропозиції.

Інші статті по менеджменту

Проектування організаційно-технічних заходів підвищення ефективності операційної системи
В умовах ринку становище підприємств докорінно змінюється, розширюються їх права й обов’язки, вони набувають економічної самостійності та повністю відповідають за результати своєї діяльн ...

Особливості обслуговування споживачів у спеціалізованих підприємствах ресторанного господарства
Перша частина курсової освітлює загальні поняття організації обслуговування ресторанного господарства, підготовка та процес обслуговування. На сьогоднішній день існують багато галузей в ...

Інформація в управлінні
Тема контрольної роботи – «Інформація в управлінні». В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. ...