Вдосконалення документування в Кузнецовській міській раді

Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається, їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Для аналітичного документа характерною є наявність “аналітичної частини”, яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа.

Серед вторинних документів особливе місце посідають оглядові документи.

Оглядовий документ — це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд.

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

У загальному вигляді методика створення аналітичних документів — це методика інформаційного аналізу і синтезу, тобто зосередження на основних положеннях, фактах, даних з відкиданням надлишкової інформації.

Інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результаті для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління.

Документне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації архівного збереження документів.

Для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Управління процесами опрацювання інформації є змістом документаційного забезпечення управління.

Діяльність у галузі інформаційного управління пов’язана з проведенням таких видів робіт:

1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв’язуються як на рівні організації, так і в кожному з їх підрозділів.

2.Оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах її розвитку.

3.Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації.

Новим концептуальним підходом до побудови інформаційно-аналітичної системи управління є її багаторівнева структура, тобто, структура, при якій різні інформаційні потоки генеруються, обробляються, накопичуються та використовуються на різних рівнях системи: центральному (інформаційно-аналітичні служби вищих органів державної влади), крайовому (крайові інформаційно-аналітичні служби), обласному (інформаційно-аналітичні відділи в облдержадміністраціях) та районних (районні і міжрайонні інформаційно-аналітичні служби).

Кожний організаційний рівень інформаційно-аналітичної системи розрахований на оперування визначеним обсягом інформації, тобто він повинен займатися збором, аналізом та розповсюдженням інформації в межах району, області, краю, країни.

Отже, структура інформаційно-аналітичної системи є головним фактором систематизації, упорядкування, структурування різноманітних різнопланових інформаційних потоків, що надходять у систему ззовні, перетворення їх на аналітичні матеріали, прогнози, рекомендації, консультації та надання цих продуктів перетворення інформаційним органам державного управління.

Відповідно до інформаційного запиту (потреби) споживача визначають зміст, рівень згортання, характер вторинної інформації, форму її подання, види інформаційних документів, часткову методику створення їх. Тому для забезпечення споживачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анотація, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник).

Інші статті по менеджменту

Сучасні теорії і методи мотивації
У останні десятиліття сталися крупні зміни в управлінні бізнесом. Зокрема, на перше місце по впливу на довгостроковий успіх організації виходить так званий "людський чинник". Д ...

Розробка організаційної структури управління на транспортному підприємстві
На кожному етапі розвитку економіки переважне поширення одержують ті або інші типи виробничих організацій. Як у народному господарстві так і на транспорті відбувається безупинне удоскон ...

Стратегія інноваційного менеджменту підприємства
У світовій економічній літературі "інновація" інтерпретується як перетворення потенційного науково-технічного прогресу на реальний, такий, що утілюється в нових продуктах і технологіях. Від ...