Вдосконалення документування в Кузнецовській міській раді

Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням. З огляду на розподілену структуру ІІАС і різноманітність існуючих систем електронного документообігу в ОДВ й ОМС пропонується створити систему електронного документообігу в міській раді м. Кузнецовська. Ця система має включати в себе профілі документів абонентів міської ради (опис їхніх документних інтересів), рубрикатори баз даних документів (архівних і оперативних), навігаційно-пошуковий апарат, засоби перетворення форматів документів, багате лінгвістичне забезпечення. Засоби такої системи дозволять однозначно визначити місцезнаходження, вид, доступність потрібного документа. Система електронного документообігу повинна мати стандартизований інтерфейс з існуючими системами внутрішнього електронного документообігу міської ради і забезпечувати: прийом електронних документів від інших ОДВ й ОМС, ідентифікацію відправника шляхом обробки електронного цифрового підпису, підтвердження існуючою системою доставки адресату, відправки електронних документів в інші ОДВ й ОМС та можливості доступу до баз даних документів з боку інших ОДВ й ОМС.

Головними проблемами в цій ділянці є відсутність повної та достатньої системи державної стандартизації в галузі електронного документообігу, а також нормативного впровадження та експлуатації систем електронного документообігу. Надання юридичної сили електронним документам (після створення відповідної нормативної бази) забезпечить можливість паралельного існування паперових і електронних носіїв документів. Для організації електронного документообігу між ІАС міської ради та ОДВ має бути створений інтеграційний компонент “Інтегрована система електронного документообігу” з архітектурою: клієнт — керування електронним документообігом — клієнт.

Важливим елементом забезпечення електронного документообігу в ІАС є корпоративна електронна пошта, яка здійснює прийом електронних документів, підтвердження доставки адресату, відправку електронних документів та можливості доступу до баз даних документів в ІАС.

Проблема взаємодії міської ради з мережею Інтернет вирішується в трьох напрямках:

· надання ресурсів загального користування (власні WEB-сервери);

· забезпечення доступу міської влади до Інтернету;

· забезпечення належного захисту інформації, охорона якої визначена законодавством [31].

Висновки

Оглядово-аналітичний документ (ОАД) — документ, що є результатом аналітико-синтетичної обробки сукупності документів з певної проблеми (теми, питання), містить зведену згорнуту та узагальнену характеристики взаємопов'язаних об'єктів, фактів, явищ, подій.

ОАДи — документи змішаного характеру на "перехресті" первинних і вторинних документів. Вони є результатом аналізу і синтезу інформації, запозиченої із "чужих" первинних документів (тому їх можна вважати вторинними документами) і, разом з тим, містять нову "свою" інформацію оціночного характеру, тобто можуть вважатися первинними документами.

Серед них: рейтинги, досьє, довідники, дайджести, тематичні підбірки, рецензії, критичні, аналітичні, прогнозні огляди і т. ін. Вони надають інтерпретовану інформацію, яка орієнтує споживачів у документному потоці або в певній проблемі.

За сукупністю перелічених ознак розрізняють два види ОАД: оглядові та аналітичні документи.

Оглядові та аналітичні документи, маючи загальний об'єкт аналізу - первинний документ, відрізняються предметом аналізу.

Найдосконалішим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а конкретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді, є аналітичні документи.

Основною ознакою класифікації аналітичних документів вважається глибина аналізу змісту першоджерела. На цій основі виділяють такі види аналітичних документів: огляд стану питання, критичні, аналітичні, прогнозні огляди, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тематичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін.

Інші статті по менеджменту

Інформаційний документ в системі забезпечення управління та його розвиток
Феномен документа починає вивчатися тільки у ХХ ст. Різноаспектний науковий аналіз його складових – інформації та матеріального носія – є прерогативою ряду наук, що проголошують документ ...

Принципи управління персоналом
Соціально-економічна ситуація, що склалася в Україні в результаті економічних реформ, характеризується спадом виробництва в багатьох галузях промисловості, зубожінням значної частини населення, втрато ...

Мотивація трудової діяльності персоналу
В умовах соціально-орієнтованої ринкової системи господарювання проблема мотивації праці набуває важливого значення. Відсутність належних стимулів до праці, неможливість досягнути поставлених цілей за ...