Вдосконалення документування в Кузнецовській міській раді

Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.

Згідно з Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", сільським та селищним радам делеговані повноваження органів виконавчої влади. У зв'язку з цим райдержадміністрації контролюють тільки здійснення делегованих повноважень, що призвело до звуження такого виду документів, як довідково-інформаційні (доповідні записки, довідки про результати перевірок). Водночас у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації (огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи). Зміни, які відбулися останнім часом в структурі райдержадміністрації, звичайно, відбилися на процесах документування управлінської діяльності і призвели до змін у діловодстві. Наприклад, збільшення обсягу інформаційно-аналітичних документів обумовлюється функціонуванням відділу внутрішньої політики. Одночасно зменшилося наповнення номенклатури справ правовою документацією, що обумовлюється організацією самостійних районних управлінь юстиції [7, с. 16].

Основні заходи, які мають покращити організацію діловодства у міністерствах, відомствах, органах виконавчої влади, в тому числі нарівні областей, районів, це стосується і Кузнецовської міської ради:

- прийняття нових законодавчих актів, прийняття Закону України "Про діловодство";

- впровадження в практику роботи ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (замість ГОСТу "Системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів");

- розроблення нормативно-інструктивних та методичних матеріалів, що регламентували б організацію діловодства – потрібна українська ЄДСД; нормування праці співробітників діловодних служб та їхньої кількості залежно від документообігу. Конче потрібна, і в райдержадміністраціях в тому числі, інструкція щодо ведення електронного діловодства;

- впровадження засобів автоматизації для створення документів, реєстраційних процесів, комп'ютерного оброблення документів у канцелярії, загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадження локальної мережі для зв'язку між структурними підрозділами райдержадміністрації та з облдержадміністрацією.

Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р. у № 259-р.[

7, с. 17].

Виходячи з соціально-економічних процесів, які відбуваються в Україні, загальнодержавних приорітетів у різних галузях народного господарства, аналізуючи функції, покладені державою на регіональні ланки управління, а також, враховуючи можливості застосування нових інформаційних технологій, сучасних обчислювальних, телекомунікаційних та програмних засобів, функціональні підсистеми повинні надавати керівництву обласної державної адміністрації (ОДА), по-перше, інтегровану інформацію про стан справ у закріпленій за структурою зоні відповідальності (результати діяльності цієї структури), по-друге, надавати відповідному керівнику вищого рівня можливість доступу до більш детальної інформації - власних баз даних та інших інформаційних ресурсів і, по-третє, надавати керівнику можливі варіанти вирішення проблем, що виникають. Також із задач обробки інформації в умовах існуючого соціально-економічного становища в країні у перелік першочергових задач СІАЗ доцільно включити такі, які спрямовані на соціальний захист населення регіону.

Інші статті по менеджменту

Підготовка та перепідготовка персоналу
Проголошений Україною курс на інноваційно-інвестиційну модель розвитку економіки вимагає вирішення гострої соціально – економічної проблеми – нестачі висококваліфікованих робітників. Адже ...

Іноваційний менеджмент
У світовій економічній літературі "іновація" інтепретується як перетворення потенційного науково-технічного прогресу в реальний, що втілюється в нових продуктах і технологіях. Проблематика н ...

Типологія соціально-трудової мобільності населення
Кожна людина переміщується в соціальному просторі, в суспільстві, в якому вона живе. Іноді ці переміщення людина сприймає відчутливо і ідентифіковано, наприклад, переїзд із Києва у Льв ...