Види потоків документів. Робота з документами

Основне завдання організації руху документів (даних) в обліковому процесі — це оптимізація каналів передавання та зв’язку облікових осередків—виконавців. Ці канали зв’язку можуть бути представлені з різним ступенем агрегування — від фіксації кожного окремого носія облікової інформації (тобто документа) до узагальненої характеристики потоків інформації. Річ у тім, що в обліковому процесі бухгалтерські документи нерідко передають з однієї операції на іншу не окремо, а цілими пакунками. Особливо це стосується роботи в умовах застосування ЕОМ.

Документопотік (або потік первинних даних) — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтенсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу.

Об’єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів. Крім того, слід мати на увазі, що в окремих випадках переміщуються і самі облікові реєстри і форми звітності (масиви облікової інформації) у процесі їх складання. Таким чином, організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.

Організацією мають бути охоплені всі операції — від першого запису до здачі документа в архів.

Пропонуємо документологією називати саме цикл наук про документ, а не окрему наукову дисципліну. Можливо, в межах цього циклу ще повинна сформуватися "загальна теорія документології".[4, c.26]

Безпосередньо документознавство пропонується поділяти на загальне (що стосується будь-яких документів) і спеціальне (що присвячується певним видам чи типам документів). У межах загального документознавства можна виділити такі часткові дисципліни: теорія документа (у тому числі його типологія та історія), теорія документних ресурсів, документна лінгвістика, документальні автоматизовані інформаційно-пошукові системи (у тому числі документографічні і повнотекстові), технологія збереження документів. У межах спеціального документознавства виділити: теорію документних потоків (що стосується опублікованих документів), управлінське документознавство, кінофотофонодокументознавство, електронне документознавство, картознавство, вчення про науково-технічну документацію, вчення про спецвиди документів. Цей перелік можуть доповнити музичне документознавство, образотворче документознавство, інші дисципліни, присвячені конкретним видам або типам документів.

Документознавство у представленому тут вигляді аж ніяк не зазіхає на поглинання ним сфери наукових досліджень і навчальних дисциплін, які належать до теорії журналістики, архівознавства та бібліології, хоча, безумовно, спирається на їх дослідження і акумулює те, що відноситься безпосередньо до документознавства.

У сфері навчальної діяльності, під час підготовки фахівців з архівознавства, бібліотекознавства, видавничої справи, книжкової торгівлі тощо зміст документознавчих навчальних дисциплін може і повинен спеціалізуватися. Отже, навчальна дисципліна "Документознавство" (або комплекс навчальних дисциплін) повинна бути спеціалізованою відповідно до того, яким майбутнім спеціалістам вона викладається.

Такими є наші погляди на структуру документознавства і його місце серед суміжних наукових дисциплін. Сподіваємося, що нам вдалося інтегрувати позитивні моменти різних концепцій і, частково або повністю, зняти їхні негативні риси, що викликали зауваження.

Інші статті по менеджменту

Планування як функція менеджменту
Стратегічне планування - це процес розробки стратегій і управління організацією для успішної її реалізації. Організації і керівники, які мислять стратегічно, дивляться вперед і визначають напрямок, в ...

Ділові взаємовідносини в апараті управління
У наш час, коли апарат управління є оперативним штабом, що не тільки керує діяльністю всього колективу, але й піклується про подальший його розвиток в економічній сфері, виняткове значен ...

Swot-аналіз бюджетної установи
З переходом України до ринкових відносин в її житті з’явилися нові реалії, які не можуть не впливати як на бюджетний процес, бюджетну політику, так і в цілому на бухгалтерський облік, щ ...