Контроль виконання документів

Контроль - невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської діяльності. Мета контролю - своєчасного і якісного виконання кожного доручення. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій: контроль виконання по суті поставлених завдань; сроковий контроль.

Контроль виконання по суті поставлених завдань здійснюють керівники всіх рангів. Контроль за дотриманням термінів виконання доручень завжди покладається на апарат керівника (службу ДОУУ). У контрольній діяльності служби ДОУУ виділяють декілька етапів:

1. Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль в документі (18) і в реєстраційній формі. Підставою для цього може бути: резолюція керівника (16); аналіз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль в тому випадку, якщо в тексті вказані або передбачаються конкретні терміни виконання.

2. Систематизація реєстраційних форм по термінах виконання. Систематизація проводиться з метою виявлення документів, термін виконання яких закінчується «сьогодні», «завтра», «післязавтра».

При журнальній формі реєстрації передбачається щоденна вибірка і повторна фіксація журнальних записів. При використанні РКК необхідно вибрати картки з відміткою До або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямої хронології ( . 01.09.99, 02.09.99 .) по термінах виконання.

Комп'ютерні програми реєстрації і контролю виконання документів повинні робити вибірку по термінах виконання автоматично.

3. Повідомлення і нагадування виконавцеві про терміни виконання (під час передачі документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного терміну, в день виконання).

4. Повідомлення керівника (контролерові) про терміни виконання доручення (за один день до закінчення терміну виконання, в день виконання).

5. Зняття документа з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражена в письмовій (підпис, гриф твердження, резолюція) або усній формі.

6. Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кількість документів, узятих на контроль, кількість виконаних (в строк, з порушенням контрольного терміну) документів і що знаходяться на виконання (в строк, з порушенням контрольного терміну). Довідка може містити зведення про виконавську дисципліну кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.

Усередині кожної рубрики картки розставляють по хронології або у валовому порядку реєстраційних номерів. Традиційно застосовується зворотний ( . 5, 4, 3, 2,1) порядок реєстраційних номерів і дат.

Довідкова картотека ділиться на дві частини: картки документів, що знаходяться на виконання, і виконаних.

Класифікатори, вживані при індексації, реєстраційні форми і самі документи утворюють інформаційно-пошукову систему (ІПС) організації, тобто систему, що забезпечує здійснення оперативної довідкової роботи і контролю виконання документів.

Інші статті по менеджменту

Планування розвитку діяльності підприємства у ринкових умовах
На даний момент в Україні склалися такі обставини, за яких відбувається перехід від адміністративно-командної до ринкової системи господарювання. Тому, за таких умов, для прогресивного розвитку економ ...

Аналіз управління персоналом на ТОВ Рондо
Соціально-економічна ситуація, що склалася в Україні в результаті економічних реформ, характеризується спадом виробництва в багатьох галузях промисловості, зубожінням значної частини населення, втрато ...

Співвідношення форм та методів здійснення оплати праці для підприємств різного спрямування
На сьогоднішній день наша держава знаходиться в процесі динамічного розвитку соціально-економічних відносин. З кожним роком економіка країни зміцнюється, зростає ВВП, поступово підвищує ...