Індексація
Індексація - проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де:
02 - належна особа - адресат;
12 - кореспондент;
156 - порядковий реєстраційний номер.
Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де:
01-20 - номер справи по номенклатурі справ;
156 - порядковий реєстраційний номер.
При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні правила:
розташування складових частин індексу має бути постійним;
система індексів, вживана в організації, повинна залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.
Якщо в конкретній організації при невеликому об'ємі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися.
Інші статті по менеджменту
Удосконалення системи контролю в органах державної служби
Контроль –
фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення
структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Фактично всі
вони є невід’ємними ча ...
Форми та методи державної підтримки експортерів
Сприяння ефективній реалізації експортного потенціалу України є одним з
найважливіших елементів державної промислової і структурної політики.
Зіставлення технологічної структури експорту ...
Кадрове діловодство, робітник, керівник, кар’єра, звільнення, переведення, прийом
Трудова діяльність працівника документально відображається в механізмах прийняття, звільнення, переведення, надання відпусток та інші.
Документування трудової діяльності здійснюється відділом кадрів ...