Журнальна форма реєстрації документів

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.

Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації.

У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

У графі 4 указується номер справи, куди поміщається копія відправленого документа і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента. Записи графи 4 датуються.

Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.

У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

У графі 3 указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).

У графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту документа).

У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.

Заголовки граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1), що серйозно утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо протягом року в кожному з них робиться не більше двохсот записів.

Зручнішою є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати два принципові недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє детальніше фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа і оптимізувати оперативний пошук документа або інформації про нього.

Інші статті по менеджменту

Управління корпоративною власністю підприємства
Актуальність теми. В основі ринкового регулювання економіки в усіх промислово розвинених країнах лежить управління корпоративною власністю. Саме право власності використовується для прям ...

Кадрова політика організації
При вивченні теми необхідно визначити зміст процесу відбору та найму працівників в організацію, вплив зовнішніх та внутрішніх факторів на процес набору персоналу. Слід звернути увагу на послідовність ...

Особливості управління організацією
З переходом агропромислових об'єктів господарювання України на ринкові відносини, між ними порушився інформаційний взаємозв'язок. Інформація про обсяги виробництва, реалізації продукції, ...