Діяльність документознавців-референтів

Розглянемо декілька з професійних дій. З журналу «Довідник секретаря та офіс менеджера» слідує, що організаційні функції референта розглядаються як послідовний процес конкретних дій, що спрямовуються на досягнення певної мети. Тож для організаційного блоку можуть належати такі дії:

· організація керівника зі структурними підрозділами підприємства, філіями, партнерами – з метою забезпечення злагодженої роботи, стратегічного планування та оперативного реагування на різноманітні ситуації в діяльності підприємства;

· організація координаційних заходів щодо забезпечення внутрішньої управлінської та зовнішньої діяльності керівника;

· організація конференцій, нарад, презентацій, виставок, прийому гостей відповідно до загальноприйнятих норм та правил, а також до правил протокольних заходів;

· організація взаємодії із засобами масової інформації щодо проведення прес-конфнренції, розкриття діяльності підприємства за допомогою PR-заходів;

· організація інформаційного, інформаційно-аналітичного та аналітико-прогностичного супроводу прийняття управлінських рішень;

· організація матеріально-технічної бази реалізації управлінської документації керівника;

· організація системи управлінської документації керівника;

· організація робочого часу керівника, його коригування та допомога у виконанні планових заходів;

· організація роботи групи референтів (якщо така є на підприємстві).

Отже, з огляду на викладене вище референт має бути талановитим організатором. Він повинен ефективно організувати роботу керівника і власну професійну діяльність.

Експертно-консультаційні функції документознавця-референта виявляються у таких напрямах його діяльності:

· експертиза розроблених структурними підрозділами проектів управлінських рішень та поданих на розгляд діловими партнерами угод і спільних проектів;

· консультування керівника із загальних і окремих питань діяльності підприємства в контексті розвитку сфери, в якій воно функціонує;

· підготовка обміркованих пропозицій щодо прийняття управлінських рішень, які ґрунтуються на креативному (нестандартному) осмисленні окремих ситуацій;

· здійснення маркетингових досліджень з метою забезпечення ефективної організації діяльності підприємства і на підставі цих досліджень розроблення проектів управлінських рішень;

· спічрайтерство, тобто підготовка і написання PR-текстів, призначених для доповідей та промов, а також консультування з організації публічних виступів.

Одним з найгрунтовніших є блок функцій, пов’язанних з інформаційним, інформаційно-аналітичним, аналітико-прогностичним забезпеченням керівника. Робота референта-документознавця в умовах розвитку та формування інформаційного суспільства, безперечно, пов’язана пошуком, обробкою, нагромадженням, використанням, зберіганням та поширенням інформації. У цьому контексті слід відокремити такі складові діяльності референта.

По-перше, це кваліфіковане спрямування у потрібне русло різноманітних потоків інформації (ділової, правової, економічної, статистичної, соціологічної, адміністративної, наукової, науково-технічної тощо) для розробки проектів рішень, доповідей, експертної оцінки стандартних та кризових ситуацій.

По-друге, робота з інформацією з використанням інформаційних можливостей бібліотек, архівів, Інтернету (друкованих видань, архівних матеріалів, електронних ресурсів). Тут варто наголосити, що для референту уміння працювати з інформацією полягає в ефективному її виборі (первинної та вторинної, друкованих та електронних чи архівних документів) для створення конкретних інформаційних, інформаційно-аналітичних, аналітико-прогностичних документів, які сприятимуть ухваленню управлінських рішень керівником підприємства. Для цього референту необхідно оволодіти методикою підготовкою і складанням таких документів.

Інші статті по менеджменту

Удосконалення стратегічного управління діяльністю підприємства
Актуальність теми полягає в тому, що реформування економіки України визначило нові умови і принципи функціонування промислового виробництва. Сьогодні результати діяльності суб'єктів про ...

Конструктивна функція конфлікту в управлінні
Нема жодної людини, котра б на роботі не вступала в суперечку: з колегами, керівником, підлеглими, конкурентами, партнерами. Тобто конфліктів у нашому житті достатньо. Як ми ставимось до ...

Державна служба зайнятості як централізований орган виконавчої влади
Минуло вісімнадцять років з того часу, як у міських і районних центрах зайнятості було офіційно розпочато реєстрацію безробітних в Україні, тобто в державі почав формуватися і діяти рино ...