Поняття інформації та її функції

Роль і значення інформації в роботі секретаря-референта важко переоцінити. Адже ще древні небезпідставно говорили про те, що хто володіє інформацією, той володіє світом. Без сумніву, сьогодні ці слова, як ніколи, звучать актуально. Ніхто не заперечить, що своєчасна, точна, достовірна інформація забезпечує секретареві успіх і авторитет у колективі, повагу в керівництва. Отже, він мусить володіти, принаймні, мінімумом знань про інформацію в управлінні. Подаємо основи теоретичних знань про інформацію, її функції, класифікацію, джерела, суть організації інформаційно-аналітичного процесу.

Історично склалось так, що поняття «інформація» асоціювалось зі змістом якогось сигналу, повідомлення, що, в свою чергу, слугував стимулом для певних дій тих чи інших суб'єктів. Інформація - атрибут матеріального світу, без якого неможлива життєдіяльність будь-якої живої істоти, а не лише людини. Відповідно виділяють біологічну інформацію, що функціонує в живій природі, і соціальну, котра функціонує в суспільстві.

Будь-який процес у людському суспільстві нерозривно пов'язаний з прийомом, опрацюванням інформації та управлінням, з тим, як швидко та ефективно це робиться. Як свідчить досвід еволюції живої природи та людського суспільства, чим краща групова організація, тим більше додаткових переваг мають індивіди, об'єднані в ці групи. А функціонування групи, як відомо, передбачає якісно вищий рівень управління, а отже, й інформаційної діяльності порівняно з суто індивідуальною організацією. Адже управління неможливе без збору, обробки, передачі та накопичення інформації.

Інформація - це зміст повідомлення про сукупність явищ і подій, що становлять інтерес для зацікавлених осіб та організацій, підлягають реєстрації та обробці.

Інформацію можна поділити на структурну (або зв'язану) та оперативну (чи робочу). Структурна (зв'язана) інформація притаманна об'єктам живого та неживого світу природного та штучного походження й являє собою, так би мовити, "уречевлену" інформацію. Тобто будь-який предмет або процес, що відображається органами відчуття суб'єкта, є джерелом структурної інформації.

Основна функція інформації полягає в повідомленні суб'єкту про стан середовища, в якому проходить його життєдіяльність, у зниженні ступеня невизначеності тієї чи іншої ситуації. У найзагальнішому плані інформацію поділяють на масову та спеціальну. Масова інформація виконує функцію спілкування, а спеціальна - забезпечує процес створення матеріальних і нематеріальних благ.

Для ефективного управління, яке полягає у здійсненні цілеспрямованого впливу суб'єкта на об'єкт, що, в свою чергу, передбачає збирання, передачу, обробку та накопичення необхідної інформації, прийняття та реалізацію відповідних рішень, а також контроль за виконанням цих рішень, надзвичайно важливе значення має і ряд інших якісних характеристик інформації, а саме: її точність, достовірність, повнота, коректність і оперативність.

Точність інформації - це припустимий рівень її викривлення, що визначається характером завдань, які вирішує той чи інший суб'єкт. У свою чергу, достовірність інформації визначається її властивістю відображати реально існуючі об'єкти з необхідною точністю. У цьому плані інформація, оприлюднена, наприклад, в пресі, для фінансових органів буде недостовірною. Властивість інформації містити в собі необхідний мінімальний обсяг відомостей для прийняття правильного рішення називається повнотою інформації. Як бачимо, точність, достовірність і повнота інформації є однотипними взаємозв'язаними характеристиками.

Надзвичайно важливе значення, з точки зору управління, має така характеристика інформації, як її оперативність, тобто актуальність інформації за умов зміни ситуації.

А для того, щоб процес управління чи навіть просто спілкування був продуктивним, інформація повинна однозначно сприйматися всіма споживачами, тобто бути коректною.

Разом із якісними існують і кількісні характеристики інформації. Кількість інформації - це міра, що характеризує зменшення ступеня невизначеності ситуації після отримання певного повідомлення. Одиницями виміру кількості інформації є біти, байти, кілобайти, мегабайти тощо.

Інші статті по менеджменту

Удосконалення організації і управління діяльністю підприємства на прикладі ФГ Часовенко А.А.
  Один з найважливіших напрямів програми реформ, що проводяться в нашій країні, є перебудова систем управління підприємствами. Особливе значення ця проблема має на рівні тих підприємств, поло ...

Шляхи підвищення рівня управлінської культури організації на (прикладі Приватного підприємства Конекс)
Кожному управлінцю для досягнення висот управлінської культури, а отже і для забезпечення ефективності діяльності організації в цілому, потрібно досконало оволодівати механізмами власної ...

Особливості формування сучасних структур систем управління підприємством (на прикладі торгового центру Сумилада)
Для дослідження була обрана тема «Особливості формування сучасних структур управління підприємством та її вдосконалення в умовах ринку», оскільки саме структура організації повинна заб ...