Структура задач матеріально-технічної підготовки проектів

Зміна умов господарювання привело до появи нової структури задач матеріально-технічного забезпечення проектів яка зводиться до:

· Підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг;

· Планування й організація процесу закупівель;

· Вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками;

· Попередній добір учасників торгів;

· Підготовка документів для торгів;

· Проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів заявникам, що виграли торги;

· Розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання;

· Контроль за постачаннями (своєчасність, комплектність, кількість і якість) із уживанням необхідних заходів у випадку появи відхилень;

· Дозвіл конфліктів;

· Взаєморозрахунки;

· Найм на роботу необхідних фахівців (підрядчиків), включаючи консультантів;

· Планування постачань;

· Організація бухгалтерського обліку;

· Доставка, приймання і збереження товару;

· Облік і контроль доставки.

У практиці закордонних фірм розрізняють:

· закупівлю робіт

· закупівлю матеріалів

· закупівлю устаткування

· закупівлю послуг

· закупівлю консультантів проекту

Вітчизняна структура закупівель близька до закордонного, відрізняючи від її тільки останнім елементом, що не знайшов поки в нас широкого розподілу.

Розглянемо вимоги до деяких з перерахованих кроків у циклі закупівель і постачань, характерні для ринкової економіки.

Планування й організація:

* здійснюється на основі даних проектно-кошторисної документації;

* графіки розробляються на основі й в ув'язуванні з загальним планом проекту і враховують тривалість розробки проектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;

* план повинний охоплювати весь проект у цілому;

* вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;

* у плані визначаються структури й обличчя, відповідальні за кожну позицію, що підлягає постачанню.

Вибір постачальників

:

* здійснюється на основі вивчення т.зв. кваліфікаційних анкет, покликаних освітити управлінські, технічні, виробничі і фінансові можливості;

* список претендентів, розроблювальний на основі вивчення анкет, погодиться з замовником і керівником проекту;

* остаточний вибір постачальників здійснюється в результаті торгів.

Розміщення замовлень:

* разом із проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скороченню номенклатури) закупівель;

* загальні замовлення оформляються тільки на основі роботі зі скорочення номенклатури закупівель;

* оцінка заявок і проведення торгів передують висновку контрактів;

* висновок контрактів виробляється в результаті додаткових зустрічей і погоджень з переможцями торгів з питань вимог до перевезення і збереження вантажів, а також порядку платежів і преміювання.

Контроль за постачаннями:

* здійснюється на основі спеціальних графіків;

* організується по кожному з перерахованих вище видів постачань (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги);

* ґрунтується на загальному плані проекту;

* усі зміни вносяться в загальний графік проекту;

* ґрунтується на стандартних формах звітності.

Усі перераховані роботи очолює служба керівника проекту, що працює в контакті з усіма підприємствами й організаціями, що забезпечують проект ресурсами. У великих проектах головний керівник проекту делегує відповідні повноваження спеціальному менеджеру по постачаннях (чи спеціальній службі). У будь-якому випадку керівник проекту є центральною фігурою в циклі матеріально-технічною підготовкою проекту.

Інші статті по менеджменту

Система формування та підготовки кадрів для підприємства
Підприємство являє собою цілісну виробничо-господарську систему, але може бути представлено і у виді її складових елементів (або підсистем),що взаємодіють між собою. Так одні автори як підсистему виді ...

Тенденції та проблеми розвитку електронного бізнесу в Україні
Бурхливе поширення інформаційних технологій та нових методів ведення бізнесу в нашій країні привело до зародження і становлення нової сфери підприємництва електронного бізнесу. Незважаюч ...

Бізнес-планування на підприємстві
За останні роки в економіці і фінансової системі України відбулися радикальні зміни, обумовлені досягненням Україною політичної та економічної незалежності і переходом до розбудови соці ...