Інформаційна база

Інформація - це деякі відомості, знання про об'єкти і процеси реального миру. Разом з терміном "інформація" часто використовують слово "дані". Під час обробки значення інформації відсовується на другий план, а основну увагу звертають на форму уявлення, в цьому значенні дані - це інформація, представлена у формалізованому вигляді, який дозволяє передавати або обробляти її за допомогою технічних засобів.

Інформаційна система (ІС) - це програмно-апаратний комплекс, призначений для автоматизованого збору, зберігання, обробки і видачі інформації. Звичайно ІС мають справу з великими об'ємами інформації, яка має достатньо складну структуру.

Будь-хто ІС включає чотири компоненти: інформаційні засоби, програмні засоби (забезпечення), технічні засоби, персонал. Інформаційне забезпечення реалізується у вигляді файлової системи або у вигляді бази даних.

База даних (БД) - це сукупність описів об'єктів наочної області і зв'язків між ними, актуальних для конкретної наочної області.

Інформаційні бази автоматизованих систем управління трудовими ресурсами повинні мати інформацію стосовно персоналу, і підприємства в цілому.

Програми по автоматизації обліку персоналу в першу чергу повинні передбачати ведення особистих карток співробітників. З використанням особистих карток зазвичай ведеться повний облік даних про співробітників, включаючи переклади і призначення, відпустки, відрядження, лікарняні листи, заохочення, стягнення, пільги, дані про освіту, професії, відомості про дітей, дату і місце народження, сімейний стан і ін.

Програми повинні передбачати можливість фіксувати як можна більший набір різних даних (зокрема, наприклад, можливість зберігання і перегляд фотографій співробітників). У конкретній організації співробітник відділу кадрів або менеджер може вводити і надалі використовувати не всю сукупність ознак, а тільки ті дані, які необхідні в роботі. Особисті картки звільнених співробітників повинні передаватися в архів з можливістю їх подальшого пошуку і перегляду.

Одним з важливих завдань є ведення штатного розкладу організації. Програмне забезпечення повинне передбачати гнучке настроювання на структуру підрозділів фірми. Обмеженням по вибору програмного комплексу для крупних організацій може послужити відсутність необхідної кількості рівнів ієрархії (підлеглості) підрозділів. Повинні фіксуватися відомості про штатні посади, оклади, надбавки і т.д. Незайвою можливістю є швидкий перерахунок штатного розкладу всього підрозділу або організації, наприклад, можливість помножити всі оклади на який-небудь поправочний коефіцієнт.

Наступним питанням є ведення наказів по кадрах, зокрема їх формування, облік, перенесення наказів в штатний розклад. Повинні бути враховані особливості всієї сукупності різноманітних наказів, зокрема про прийом на роботу, про відпустки, відрядження, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення і ін.

Засоби системи повинні мати можливість отримання довідкової інформації в будь-яких розрізах за будь-який період часу або на будь-який момент часу, зокрема статистичних даних, довідок по встановлених формах, довідок по довільних формах.

Можливості по обміну даними з іншими системами дозволять експортувати інформацію, наприклад в програму розрахунку заробітної плати, або передати анкетні дані до Пенсійного фонду.

Якщо декілька фахівців одночасно повинні працювати із загальною інформацією по співробітниках, засоби програми повинні передбачати можливість такого режиму експлуатації з використанням мережі персональних комп'ютерів.

В даний час до будь-якої автоматизованої системи пред'являються вимоги, пов'язані з можливістю її настройки при друці сформованих документів, зокрема наказів, штатного розкладу, довідок, особистих карток і т.д. Програми повинні володіти достатньою гнучкістю і можливістю адаптації до форм вихідних документів, прийнятих в конкретній організації.

Інші статті по менеджменту

SWOТ-аналіз підприємства
Сьогодні виживання й розвиток організації в довгостроковій перспективі залежить від уміння своєчасно передбачити зміни на ринку й відповідно адаптувати свою діяльність, змінюючи асортим ...

Аналіз та прогнозування ринку праці
Специфіка ринку праці визначається особливістю того товару, який на ньому представлений. Праця невіддільна від людини, вона є формою життєдіяльності особи тому не може бути об’єктом купівлі-прод ...

Система формування та підготовки кадрів для підприємства
Підприємство являє собою цілісну виробничо-господарську систему, але може бути представлено і у виді її складових елементів (або підсистем),що взаємодіють між собою. Так одні автори як підсистему виді ...