Правова основа загального діловодства

Зважаючи на важливість цієї сфери діяльності, органи влади на загальнодержавному рівні запроваджують чітку регламентацію, спрямовану на уніфікацію (уподібнення) документів та створення систем документації залежно від їх призначення.

Регламентація забезпечує:

· можливість раціонального користування документами на основі їх однорідності;

· умови для машинної обробки інформації, зафіксованої в документах;

· оптимізацію зберігання та пошуку документів;

· оперативний контроль за станом документообігу.

Загальне діловодство здійснюється відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів № 1153 від 17.10.1997 р. "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства", а також Закону України "Про національний архівний фонд і архівні установи". Новим документом, що регламентує діловодство, є Держстандарт ДСТУ-4163-2003.

Відповідальність за загальне діловодство, як правило, покладається на керівника канцелярії (загального відділу), де нема такого підрозділу — на секретаря, секретаря-друкаря або діловода, можливі й інші варіанти. У будь-якому випадку повинні бути враховані такі вимоги:

· посада названа відповідно до переліку кваліфікаційних характеристик професій працівників;

· обов'язки та функції діловода визначені розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) по управлінському органу;

· коло обов'язків відображено в посадовій інструкції відповідного працівника.

На рівні управлінського органу – організації – урядові вимоги щодо загального діловодства реалізуються Інструкцією з діловодства, яка видається на підставі зазначеної Примірної інструкції. Інструкція організації повинна регулярно переглядатись і перезатверджуватись керівником з метою врахування динаміки середовища й адаптації до нових умов.

1. Типова інструкція складається з таких розділів:

2. Загальні положення.

3. Документування управлінської діяльності.

4. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції.

5. Складання та оформлення службових документів.

6. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції.

7. Організація контролю за виконанням документів.

8. Складання номенклатур і формування справ.

9. Підготовка справ до зберігання та використання.

Інструкція доповнюється переліком документів, які повинні бути в обігу і на зберіганні, та зразками оформлення цих документів.

У номенклатуру, поряд із справами, заносяться всі довідкові картотеки та журнали реєстрації документів. Передача документів до архіву оформляється описом і актом встановленої форми

Кадрове діловодство

Інші статті по менеджменту

Методичні вказівки до оформлення звіту з науково-дослідної роботи студентів
У змінах соціальних систем останньої чверті XX – початку XXI століття особливе місце займає перехід до нової системи суспільних відносин, заснованої на цінності кожної людини. Суспільств ...

Обґрунтування проекту підвищення рівня конкурентоспроможності продукції (за матеріалами ТОВ ДКБ Ротекс (м. Київ))
Світовий досвід показує, що в умовах відкритої ринкової економіки, яка не може існувати без гострої конкуренції, виявляються фактори, котрі роблять конкурентоспроможність та якість проду ...

Основи управлінського консультування
Управлінське консультування - це професійна діяльність, яка полягає у наданні незалежних і об'єктивних порад та технічної допомоги кваліфікованими спеціалістами фірмам, організаціям, ок ...