Суть загального діловодства

Управлінські процеси реалізуються шляхом нагромадження, систематизації, збереження і передачі специфічної інформації.

Фіксування цієї інформації на матеріальних носіях — папері, плівці, електронних системах і в системах проводового електрозв'язку — та її опрацювання є процесом створення документів.

Документ — матеріальний об'єкт, на якому зафіксована певна інформація, призначена для використання в сфері управлінської діяльності. Сукупність таких документів, оформлених за встановленими правилами і зведених у систему називається, документацією.

Процес одержання, творення, обслуговування, використання, зберігання і передачі документів називається документоводством, провадженням документів або діловодством (з російської — "делопроизводство").

Система одержання документів організацією і надсилання їх за межі організації, а також проходження документів всередині організації — етапи, адресати, маршрути — і забезпечення зворотного зв'язку називається документообігом.

Без реалізації таких функцій діловодства не обходиться жодний управлінський орган.

Отже, призначення діловодства полягає в:

· створенні документів;

· забезпеченні використання документів;

· контролі за виконанням встановлених документом вимог;

· організації зберігання та передачі документів.

Усе це повинно виконуватися на рівні вимог, встановлених директивними органами.

Стан документоводства відображає рівень, масштаб і спрямування діяльності організації, її внутрішню структуру і специфіку, інтенсивність зв'язків із зовнішнім світом.

Важливою особливістю діловодства є те, що ця ланка управлінської діяльності забезпечує можливість підтримання динамічної рівноваги в системі суб'єктно-об'єктних відносин всередині організації та за її межами (рис. 1.1).

Центр динамічної рівноваги — поняття умовне і не завжди матеріалізоване. Але, коли він зруйнований, — втрачаються суб'єктно-об'єктні зв'язки і система взаємозалежних і "взаємозацікавлених" одиниць розпадається. Центр динамічної рівноваги створюється більшістю реалій існуючого суспільства, з яких формується правове та економічне поле.

Інші статті по менеджменту

Менеджмент у рекламних фірмах
Я обрала тему "Менеджмент у рекламних фірмах" для своєї роботи, тому що вважаю, що багато сучасних керівників не використають весь потенціал рекламної діяльності. Багато з них ...

Раціоналізація трудових процесів
Трудовий процес – це сукупність методів і засобів впливу людини на предмет праці за допомогою засобів праці з метою випуску матеріального чи нематеріального продукту. Трудовий процес є ...

Аналіз варіантів і підготовка управлінських рішень
  Підготовка УР неможлива без вивчення ситуації, в якій знаходиться система, і умов зовнішнього середовища. Інформація про ситуацію повинна бути достовірною і повною (надлишок інформації викл ...