Документне забезпечення роботи міської ради

1.Індекс справи

2.Заголовок справи (тому, частини)

4.Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

5. Примітки

У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу організації (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 1 - 5, де 1 — індекс структурного підрозділу; 5 — номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наведений заголовок справи. Він відображає види документів, що зберігаються у відповідній справі, й розкривати їх зміст: 1 – 5: Документи комісії з питань економічного розвитку галузей народного господарства, бюджету, фінансів, регуляторної та податкової політики. .

У заголовках справ, що містять листи, обов'язково зазначають кореспондента та питання, з якого формується справ: 2 – 18: Листування з облдержадміністрацією, іншими обласними організаціями, установами міста з питань діяльності промислових підприємств

Якщо у справі згруповано планово-звітну документацію, то у заголовку обов'язково зазначають період місяць, квартал, рік), за який створено документи, наприклад:

- оперативні (місячні) плани роботи організації;

Третя графа номенклатури справ заповнюється із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов'язково оформлюють після закінчення діловодного року.

У четвертій графі номенклатури справ зазначені строки зберігання і посилання на статті відповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів.

Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) організації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому у п'ятій графі роблять примітку: «Строк зберігання встановлено ЕПК ,(назва державного архіву) протокол від № ».

Під час формування у справу документів з грифом «Для службового користування» (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Після закінчення діловодного року цю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання.

Для справ, що містять копії документів, строк зберігання не встановлений, тому що ці документи на зберігання не передаються, а у четвертій графі зазначається: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими»: 2-55: Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження – 3р. Ст 100-6 – після закінчення журналу (Додаток 10).

У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про початок ведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про всіх відповідальних за ведення цієї справи тощо [13, с. 18].

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігаються у архіві органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади. Схоронність документів органів державної влади здійснюється згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

Функціонально номенклатура справ визначає систему зберігання та використання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається:

- у підрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник;

- у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;

- у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання.

Органи міської влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав законних інтересів громадян.

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Інші статті по менеджменту

Корпоративний імідж
Перш ніж перейти до аналізу практичних питань формування іміджу (образу) організації, звернемо увагу на деякі питання загальнотеоретичного плану. Згадуваний нами Е. Бернайз наголошував, ...

Управління виробничими витратами як складова управління продуктивністю операційної системи
  Харчова і переробна промисловість України – одна із стратегічних галузей економіки, призвана забезпечувати стійке постачання населення необхідними якісними продуктами харчування. &nb ...

Моделі обміну інформацією
На сучасному етапі розвитку суспільства стрімко збільшується обсяг повідомлень. До того ж спостерігається випереджаючі темпи зростання інформаційного шуму порівняно з темпами збільшення ...