Загальна методика створення інформаційного документа

Різноманітні інформаційні документи об’єднані цільовим призначенням і методикою підготовки.

Загалом уже склалася певна методика підготовки інформаційних (вторинних) документів: загальна (для всіх видів) та часткова (для певного виду). (7, с. 290).

Загальна методика підготовки інформаційного документа охоплює такі послідовні операції:

– уточнення інформаційної потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

– визначення цільового призначення інформаційного документа, який відповідає інформаційному запиту споживача;

– бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

– по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

– критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на «потрібні – непотрібні», відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

– всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);

– логічне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;

– визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі.

Розглянемо докладніше кожну операцію, пов’язану зі створенням інформаційного (вторинного) документа. (7, с. 290).

Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача (споживачів), який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

На практиці виникає багато непорозумінь у зв’язку з нечітким формулюванням і реалізацією ПОЗ. Найтиповішими з них є:

1. Споживачі неповно відображають у ПОЗ зміст інформаційної потреби, не осмислюють ЇЇ суть до кінця, перекладаючи її на інформаційних посередників, доручаючи професіоналам пошук, відбір та аналіз первинних документів. Унаслідок цього інформаційна потреба споживача та її ПОЗ виявляються як ціле та її частина. Якщо такий ПОЗ надходить до референта-аналітика, то він здатний відповісти лише на ПОЗ, а не на всю інформаційну потребу споживача.

2. Споживачі чітко, повно й однозначно формулюють інформаційну потребу і ПОЗ, однак посередник розуміє формулювання по-своєму, неточно, неповно. Пошук та аналітико-синтетична обробка документів у цьому разі також є недостатньо оптимальними.

Зазначені варіанти досить часто трапляються в практиці наукової обробки документів. Помічено, що ефективність відбору первинних документів зростає тоді, коли споживач сам здійснює його, позаяк у цьому разі спрацьовують сукупність внутрішніх, інтелектуальних, психологічних характеристик особистості, в яких проявляється інформаційна потреба. Разом з тим, референти-аналітики професійно володіють загальною і частковою методикою наукової обробки документів, можуть створювати різноманітні інформаційні документи, розраховані на задоволення не лише разових, а й постійних інформаційних потреб, як індивідуальних, так і колективних. (7, с. 291).

Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа: певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, характер інформації, автор (його авторитет), рік видання, місце виходу у світ та інші характеристики. Пошуковий образ документа (ПОД) – це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула.

Інші статті по менеджменту

SWOT-аналіз діяльності ЗАТ Рівне-Борошно
Сьогодні компанії працюють в умовах великої невизначеності. Їм доводиться розв’язувати багато складних проблем. Вони мають конкурувати не лише з вітчизняними компаніями та з іноземними, ...

Інноваційна діяльність на ринку товарів та послуг
На сьогодні вже не існує сумнівів щодо необхідності переходу України на інноваційну модель економічного розвитку, оскільки практика доводить, що саме інноваційні зрушення на сучасному етапі розвитку к ...

Аналіз ефективності управління персоналом бази відпочинку Чорноморка
Перехід до ринкової економіки вимагає від підприємства підвищення ефективності виробництва, конкурентоспроможності продукції, робіт і послуг на основі впровадження досягнень науково-технічного прогрес ...