Загальна характеристика основних видів інформаційних документів

Інформаційні документи є основними видами інформаційної продукції. Інформаційний документ – це один із найпоширеніших засобів подолання труднощів на шляху доведення інформації до споживача в умовах інформатизації суспільства. Вони є результатом наукової (аналітико-синтетичної) обробки документів, здійснюваної з метою ознайомлення вчених, фахівців з новітніми вітчизняними і зарубіжними досягненнями для орієнтування споживачів у документних потоках, масивах, ресурсах і фондах, що функціонують у суспільстві, обсяги яких усе більше зростають. Інформаційні документи зараховують до групи вторинних документів.

Інформаційний

документ (

ІД)

– це документ систематизованих або узагальнених відомостей про опубліковані чи неопубліковані дані з першоджерел, виготовлений організаціями, які здійснюють науково-інформаційну діяльність. Інформаційні документи містять систематизовані знання про первинні опубліковані й неопубліковані документи у формі описів, анотацій, рефератів на окремі документи або у формі оглядів групи документів певної тематики чи виду (статті, книги, нормативно-технічна документація, звіти про науково-дослідні і дослідно-наукові роботи, депоновані рукописи, дисертації, ресурси інтернет тощо). (7, с. 284–285).

Основними рисами інформаційних документів є:

· цільове призначення документа – оперативне ознайомлення зацікавлених споживачів з масивом документної інформації первинного рівня;

· характер інформації в інформаційному документі – це інформація з первинних документів у згорнутому узагальненому вигляді;

· методика підготовки інформаційного документа – аналітико-синтетична обробка інформації, що міститься у вихідних документах. Ці риси є характерними для всіх різновидів інформаційних документів, є їхньою суттю, що відрізняє їх від інших документів взагалі. (7, с. 284).

Окремі види інформаційних документів мають певні відмінності, специфічні риси. Вони відрізняються за глибиною згортання інформації, за методами її викладу, за тим, є чи немає оціночного підходу до інформації, що обробляється, тощо. Є відмінності в цільовому призначенні інформаційного документа: він призначений лише для орієнтації в документному масиві, для ухвалення управлінських рішень тощо.

У свою чергу, інформаційний документ може бути не лише вихідним, а й похідним для дальшої наукової обробки і створення документів вищого рівня згортання: огляд вторинних документів, покажчик вторинних документів, реферат, анотація, предметна рубрика, ключове слово, індекс УДК і ББК, авторський знак і т. ін. Інформація, отримана внаслідок наступної обробки інформаційного документа, належить до третього, четвертого, п’ятого і т.д. рівнів її згортання. Результатом згортання є метаінформація

або метадані,

тобто відомості найвищого рівня згортання. Однак ці риси є варіативними, вони не змінюють суті інформаційного документа. (7, с. 285).

Отже, інформаційний документ відноситься до вторинно-документального рівня інформації і має властивості вторинного документа:

· містить інформацію з первинних документів у згорнутому, узагальненому вигляді;

· містить відомості про сам первинний документ, на основі якого його створено;

· є результатом аналітико-синтетичної обробки первинного документа;

· є не тільки результатом, й засобом ІД, за допомогою якого здійснюються пошук, зберігання і поширення інформації. (11, с. 10–11).

Використання ІД дає змогу встановлювати походження і місцеперебування первинного документа, авторство і час виникнення як самого документа, так і включених до нього відомостей і фактів. Широка доступність, компактність, зручність у користуванні, стислість і, разом з тим, змістовність викладу, багатоаспектний характер роблять інформаційний документ незамінним засобом задоволення різноманітних інформаційних потреб користувачів. (7, с. 285–286).

Інформаційний документ може бути друкованим. Зафіксованим на іншому носієві або рукописним. У спеціальній літературі частіше зустрічається термін «інформаційне видання». Різниця між поняттями «інформаційний документ» та «інформаційне видання» полягає в тому, що видання – це документ, який пройшов редакційно-видавничу обробку, надрукований друкарським засобом та певним накладом. Поняття «інформаційний документ» родове по відношенню до інформаційного видання, тому що інформаційний документ може бути і машинописним, й рукописним, машинозчитувальним. Спільним для них є цільове призначення та характер інформації, яку вони містять. (11, с. 11).

Інші статті по менеджменту

Ігри з природою
В розглянутих задачах теорії ігор передбачалося, що в них беруть участь два учасники, інтереси яких протилежні. Тому дії кожного гравця направлені на збільшення виграшу (зменшення програ ...

Проектування раціональної організаційної структури та структури управління підприємством
Підготовка сучасного інженера-механіка включає освоєння широкого кола питань, пов’язаних з технологією технічного обслуговування і ремонтом машин, тому логічним завершенням теоретичного курсу ди ...

Стратегічне планування і управління на підприємстві
Мета дисципліни «Стратегічне управління» - сформувати у студентів уявлення про загальні теоретичні основи стратегічного планування та про його місце в системі управління підприємством; п ...