Складання та оформлення службових документів

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.

Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.

Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).

Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:

- офіційний документ – створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;

- власний документ – офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов’язки, службове чи офіційне становище;

- документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності;

- справжній документ – документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;

- оригінал – перший або єдиний примірник документа;

- дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;

- копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;

- витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.

Комплекс взаємозв’язаних документів, які регламентують структуру. Завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов’язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами.

Найбільшу групу становлять розпорядчі документи. Розпорядчі документи видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Найпоширенішим серед документів ОРД вважається наказ.

Наказ – правовий документ, який видається керівником організації на правах єдино начальства і в межах його компетенції.

З метою полегшення роботи з документом накази поділяють на підгрупи за ознаками:

- “за призначенням” – накази – основної діяльності і з особових справ;

- “за технікою видання” – “ініціативні” та “примусові”;

- “за застосуванням” – нормативні та індивідуальні.

Перед тим, як оформляти наказ слід скласти його проект. Підготовка проекту включає такі стадії роботи:

- вивчення суті правил і збір необхідної інформації;

- - підготовка проекту;

Інші статті по менеджменту

Вдосконалення організації допоміжного виробництва
В останні роки відбулися помітне покращення макроекономічної ситуації в результаті зростання обсягів виробництва в харчовій промисловості, експортно-орієнтовних галузях, а також в галуз ...

Періодизація розвитку міжнародного бізнесу комерційна ера, ера експансій, ера концесій
В наш час дуже сильно розвинений міжнародний бізнес. Але так було не завжди. Були часи, коли торгові відносини держави відбувалися лише із сусідніми державами, із якими був спільний корд ...

Розробка системи менеджменту в організації малого підприємства по технічному обслуговуванню та ремонту автомобілів
Час, в який ми живемо - епоха змін. Наше суспільство здійснює винятково важку, багато в чому суперечливу, але історично неминучу і необхідну перебудову. У соціально-політичному жит ...