Швидкість зростання документного потоку

Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви - це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки

документних потоків та масивів:

■множинність документів,

з яких складається ДП та М;

доцільність функціонування

ДП та М, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування ДК, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР;

■ постійне відтворення

ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмітними ознаками

потоку, що відрізняють його від масиву, є:

■ динамічність

як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

■ невпорядкованість

документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних ДС, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості

ДП та М. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання ДП та М.

До атрибутивних властивостей,

загальних для ДП та М,- належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність

забезпечується наявністю внутрішніх зв'язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості ДП та М у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність ДП та М як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість

системи забезпечується наявністю мети - поки у суспільства буде потреба у комунікації на снові документованої інформації, будуть функціонувати ДП та М.

Дискретністьвиявляється в тому, що ДП та М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документі потоки, а через них - масиви.

Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність

, яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення. За думкою Ю.М. Столярова, властивість документа виступати у двох статусах - дискретним або континуальним - зумовлює одночасне існування док рентного потоку та документного масиву: кожний окремий (дискретний) документ є результатом, продовженням низки попередніх документів і в свою чергу - причина, джерелом появи наступних документів.

Невід'ємною складовою будь-якого документа є інформація, яка має цінність і призначена для зберігання та розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність.

Інші статті по менеджменту

Управління трудовими ресурсам як динамічна система
Управління людьми має довгу історію. Фактично появу управління людьми можна пов’язати з появою перших людських спільнот – племін, общин, кланів, адже коли об’єнуються дві людини для ...

Реєстрація документів
Управлінська діяльність (управління) заснована на наступних процесах: отримання інформації і її обробка; аналіз, підготовка і ухвалення рішень; виконання рішень; облік і контро ...

Мотивація трудової діяльності
Будь-яке підприємство на деякому етапі свого розвитку може зіштовхнутися з неминучим бар'єром граничної продуктивності. Вихідний продукт вже не може бути удосконалений як на кількісному, ...