Сутність закону документаційного супроводу соціальних комунікацій

Крім загальнодержавних актів прямої дії на функціонування документно-комунікаційних систем впливають багато законодавчих актів опосередкованої дії, а також не лише внутрішні, але й зовнішні економічні та соціально-політичні зміни, перш за все - світові тенденції створення глобальних комп'ютерних мереж і технологічні досягнення в галузі новітніх інформаційних технологій.

На порозі XXI століття визначним фактором розвитку ноосфери стає інформація, тому в наш час найважливішим завданням є створення інформаційної інфраструктури суспільства, тобто мережі взаємопов'язаних документно-комунікаційних установ та каналів зв'язку між ними. Організаційна інфраструктура документної комунікації має виробничі та невиробничі компоненти. До виробничих компонентів належать видавнича, поліграфічна, документоторговельна справи, засоби зв'язку (традиційна та електронна пошта, телекомунікації, спеціальні мережі передачі даних типу Телетекс, Відеотекс та ін.). Невиробничі компоненти інфраструктури - це система підготовки кадрів для організації створення, розповсюджування та користування документними ресурсами, система адміністративного керівництва документними комунікаціями, система наукового та технологічного забезпечення документних комунікацій (алгоритми та програми функціонування технічних засобів), сукупність систем збору, зберігання, обробки, пошуку та надання користувачам документованої інформації.

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складової інфраструктури документних комунікацій знижує ефективність функціонування ДП та М та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні оптимальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних засобів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації. Нині необхідно розширювати засоби обчислювальної техніки та електрозв'язку для передачі даних і теледоступу до віддалених документних ресурсів, створювати повнотекстові бази даних та центри автоматизованого інформаційного пошуку, впроваджувати нову техніку виготовлення та доставки копій документів користувачам

Документні потоки та масиви - це складні явища і визначити їхню сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ - послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв'язків між ними та функцій кожного елемента. Таке структурування явищ можливе завдяки застосуванню системного підходу.

Відокремлення будь-якої системи з зовнішнього середовища можливе лише теоретично, тобто умовно, оскільки фактично система не може існувати ізольовано від зовнішнього середовища. Основні ознаки системи - елемент, структура, зв'язок, функція. Згідно з теорією системного підходу будь-яка система конструюється з обмеженої кількості елементів, що пов'язані між собою метою функціонування. Проста система - це сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукупностей, то кожна з них набуває ранг підсистеми, а вся система стає складною.

На загальнотеоретичному рівні ДП та М - це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття "система" - відносне, як і поняття "елемент". Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсистемою або самостійною системою зі своїми елементами та зв'язками, а система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ як система - це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи - документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто визначити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем.

Інші статті по менеджменту

Інформація в управлінні
Тема контрольної роботи – «Інформація в управлінні». В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. ...

Методичні вказівки та програмні робочі матеріали з переддипломної практики
Підвищення ефективності і якості суспільного виробництва вимагає раціонального поєднання теоретичних знань фахівців з умінням вирішувати практичні питання, підвищення рівня виробничої п ...

Культура поведінки та діловий етикет працівників ресторанів готельно-туристичного комплексу
Одним з заходів нашої країни, направлених на підйом матеріального і культурного рівня громадян, є широкий розвиток і подальше поліпшення ресторанного господарства. Ресторанне господар ...