Формування бюджету проекту

Вибір вихідного рівняння, виходячи з якого відбувається бюджет проекту, залежить від того, яка величина – ціна, витрати або прибуток – установлюється першої. Ці відмінності можна пояснити в такий спосіб:

у першому випадку ціна встановлюється, приміром, законодавчо або ж шляхом визначення так званої цільової ціни – на основі аналізу ринку;

у другому випадку витрати є фіксованими – за рахунок закупівель за контрактом, що гарантує постановку товарів по заздалегідь застереженій ціні й дозволяють чітко визначити витрати, але в теж час вільно варіювати значення ціни й прибутки;

третій випадок стосується деяких угод, у яких фіксованим є розмір прибутку, припустимої для компанії, - цей результат звичайно досягається при використанні системи ціноутворення «контракт із націнкою» або ціноутворення на основі відшкодування витрат.

Цільове ціноутворення широке використовується в багатьох галузях, у тому числі в автомобілебудуванні. Ціна готового автомобіля встановлюється таким чином, щоб виріб був конкурентоспроможним на ринку (занадто дорогі машини чи навряд будуть активно здобуватися споживачами) і в теж час забезпечувалася необхідна компанії різниця між ціною продажу й собівартістю. Такий підхід припускає визначення планової собівартості (так називають витрати на виробництво товару).

Проектувальникам товару в такій ситуації доводитися, відштовхуючись від цієї цифри, визначати вартість окремих його деталей і робіт. Найбільш важливі наслідки застосування цього підходу має для постачальників комплектуючих, які, у совою черга, установлюють значення планової собівартості для своєї продукції.

Сучасний менеджмент оперує в основному двома підходами при оцінці вартості витрат на реалізацію проекту.

Перші підхід - так званий підхід визначення вартості знизу нагору: витрати на кожному рівні реалізації проекту по конкретних видах робіт ураховується й підсумується, утворюючи єдину вартість усіх витрат по проекту. Цей підхід застосовується найчастіше при використанні контрактів, що передбачають відшкодування витрат.

При другому підході відбувається визначення вартості проекту зверху в низ: на весь проект визначається фіксована сума грошей, і розподіл засобів відбувається між різними етапами проектних робіт або на основі оцінок керівників проекту, або виходячи із принципів цільового ціноутворення.

Обоє підходу мають свої сильні й слабкі сторони. Переваги визначення вартості проекту методом знизу нагору в тому, що при його використанні оцінки витрат робляться людьми, що виконують конкретні роботи. Але це добре лише в тому випадку, коли протягом усього часу виконання проекту ціни стабільні. Якщо ж у керівника їсти тенденції урізати витрати, то виконавці, щоб зберегти свої позиції, можуть навмисно завищувати свої витрати, щоб потім, після скорочення, вийти на прийнятні цифри. У підсумку виходить, що весь процес будувався на взаємній недовірі, а це явно не поліпшує, обший атмосфери в групі. Крім того, сам цей метод значною мірою суб'єктивний і тому не відрізняється великою точністю.

Визначення витрат методом зверху в низ має на увазі розподіл бюджету між окремими виконавцями робіт у рамках проекту. Це завжди породжує певну конкуренцію між менеджерами різних напрямків за одержання ресурсів. Така конкуренція може мати як сприятливі наслідки це підвищення ефективності і якості так і не сприятлива наслідки це конфлікти між підрозділами.

Визначивши специфіку процесу оцінки витрат, необхідно зрозуміти, із чого ж в основному полягають витрати по реалізації проектів.

Основними елементами витрат є:

Заробітна плата – кількість оплачуваних годин, необхідне для виконання робіт;

Матеріали, використовувані в процесі;

Устаткування (покупка, експлуатація, обслуговування й амортизація засобів виробництва);

Непрямі витрати (транспортування, навчання персоналу, відрядні витрати);

Накладні витрати (оренда офісу, фінансове і юридичне забезпечення, оплата праці менеджерів і допоміжного персоналу).

Розглянемо на конкретному прикладі спосіб визначення загальної суми витрат, необхідних для реалізації проекту.

У школі прийняли рішення реалізувати новий освітній проект: увести нову додаткову платну послугу – уроки з комп'ютерною підтримкою, у проведенні яких будуть брати участь два вчителі – учитель інформатики й учитель – предметник, наприклад по іноземній мові. Скільки буде коштувати курс навчання й виходячи із чого розраховувати плату за навчання на один учня?

Оцінки часу робляться виходячи із тривалості курсу тобто з обсягу програми. Це по суті оцінка витрат праці, необхідна для визначення прямих витрат заняття ведуться двома вчителями одночасно, кожний з яких прагне одержувати Х рублів у годину. Отже, прямі постійні витрати, що не залежать від учнів у групі, складуть 2Х помножене на кількість годин Z, необхідне по програмі.

Інші статті по менеджменту

Основні етапи матеріально-технічної підготовки проекту
Матеріально-технічна підготовка проекту ...

Ділові взаємовідносини в апараті управління
У наш час, коли апарат управління є оперативним штабом, що не тільки керує діяльністю всього колективу, але й піклується про подальший його розвиток в економічній сфері, виняткове значен ...

Планування особистої роботи менеджера
У повсякденному житті менеджер повинен виконувати безліч робіт, які визначаються функціональними обов’язками, зумовленими посадою, різними життєвими ситуаціями. Це вимагає здійснення пл ...